SyncSite Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni

Bu metin, OstlerTech’in şantiye takip uygulaması SyncSite’ın (Projex adıyla yayınlanmış sürümleri dahil; Android ve Windows uygulamaları ve bulut eşitleme hizmeti) hangi kişisel verileri, neden ve nasıl işlediğini anlatır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) 10. maddesi uyarınca hazırlanmış aydınlatma metnidir. Aşağıdaki “Kısa bilgi” kutusu giriş ekranında da gösterilir.

1. Veri sorumlusu

Firma

Yasin Beygirci · Ostler Tech Yazılım (OstlerTech)

Vergi dairesi / no

Fevzipaşa · 1670324378

Esnaf sicili

Erzincan Esnaf ve Sanatkâr Sicil Müdürlüğü, sicil no 25537

Meslek odası

Erzincan Elektrikçiler Esnaf ve Sanatkarlar Odası

Adres

Hancı Mah. Akasya_1 Sk. No: 7 İç Kapı No: 1, Merkez / Erzincan

KEP adresi

yasin.beygirci@hs01.kep.tr

Telefon

+90 850 242 62 10

E-posta

destek@ostlertech.com

Kendi kullanımınız için hesap açtıysanız hesap verileriniz bakımından veri sorumlusu OstlerTech’tir. Bir işletme çalışanlarıyla birlikte kullanıyorsa 5. bölüme bakın.

2. Hangi verileri işliyoruz

Hesap açarsanız

• E-posta adresi ve şifre. Şifreniz bizde açık hâlde durmaz; giriş hizmetimiz onu tek yönlü özet (hash) olarak saklar.
• Hesap kimliği ve hesabın açıldığı tarih. Bu tarih beta ve deneme süresinin başlangıcı olarak kaydedilir (4. bölüm).
• Oturum bilgisi: giriş yaptığınızı hatırlamak için cihazınızda saklanan oturum anahtarı.
• Proje üyeliği: hangi projede hangi rolde (sahip, düzenleyen, görüntüleyen) ve hangi ekipte olduğunuz. Bir proje sahibi sizi e-posta adresinizle projeye davet eder; siz daveti kabul etmeden hiçbir projeye eklenmezsiniz ve projenin kayıtlarını görmezsiniz.
• Davet kaydı: davet edilen e-posta adresi, önerilen rol (düzenleyen ya da görüntüleyen), daveti oluşturan hesap ve davet tarihi. Bu kayıt, davet edilen adresin bizde hesabı olmasa da tutulur. Davet edilen kişiye bizden e-posta gönderilmez: davet, o adresle hesap açıp e-posta adresini doğrulayan ve giriş yapan kişiye uygulamada görünür; kişi davette proje adını ve daveti oluşturan kişinin e-posta adresini görür. Kişi kabul ederse üye olur, reddederse davet silinir. Davet 14 gün geçerlidir; süresi dolan davet erişim vermez. Daveti oluşturan proje sahibi, adresin kayıtlı bir hesaba ait olup olmadığını öğrenemez.
• Kaydı giren hesap: bir günlük kaydı kimin girdiği, ekibin denetimi için kayıtla birlikte tutulur.
• Sunucu kayıtları: sunucuya bağlandığınızda barındırma sağlayıcısının tuttuğu teknik kayıtlar (IP adresi, zaman, istek türü). Yalnız güvenlik ve hata giderme için kullanılır.

Şantiye kayıtları (siz ya da ekibiniz girdiğinde)

• Proje adı, açıklama, tarihler; blok, kat, daire gibi yer adları (coğrafi konum değildir); ekip ve imalat kalemi adları; hedef miktarlar.
• Günlük kayıtlar: tarih, yapılan iş miktarı, o işte çalışan kişi sayısı, not ve engel bilgisi.
• Fotoğraflar. Fotoğraf küçültülüp yeniden kaydedilir; bu sırada içindeki konum ve cihaz bilgileri (EXIF) silinir. Fotoğrafta yüzü görünen kişiler olabilir.

SyncSite kişi bazlı puantaj tutmaz ve işçi adı istemez. Ancak not, ekip adı ve fotoğraf alanlarına yazdığınız ya da çektiğiniz her şey kaydedilir. Bu alanlara kimlik numarası, sağlık bilgisi gibi gereksiz kişisel veri girmeyin.

Cihazınızda

Hesabınız olsun olmasın, SyncSite verilerinizi cihazınızdaki bir veritabanında ve uygulama klasöründe tutar. Hesabınız varsa bağlantı kesildiğinde girdiğiniz kayıtlar cihazınızda bekler, bağlantı yeniden kurulunca eşitlenir. Bu yerel veritabanı ayrıca şifrelenmez; cihazınızın ekran kilidini kullanmanızı öneririz. Dışa aktardığınız Excel, PDF ve JSON dosyaları cihazınızda (Belgeler/Projex) kalır; onları paylaşmak ve silmek sizin elinizdedir.

Güncel sürümde SyncSite verisi Android’in Otomatik Yedekleme’sine ve cihazdan cihaza aktarıma alınmaz; kopyayı uygulamadaki Yedek Al / dışa aktar ile siz alırsınız. 1.2.0 ve öncesi sürümlerde yedekleme açıktı: bu sürümleri kullandıysanız Android, uygulama verilerini (oturum anahtarı dahil) sizin kendi Google hesabınıza yedeklemiş olabilir. Bu yedek sizinle Google arasındadır; biz ona erişemeyiz.

Bize yazarsanız

Destek ya da başvuru için gönderdiğiniz e-postadaki adınız, e-posta adresiniz ve mesajınız.

İşlemediklerimiz

GPS konumu, rehber, reklam kimliği, cihaz kimliği, kullanım istatistiği, çökme raporu. Ödeme kartı bilgisi bize gelmez.

3. Verileri nasıl topluyoruz

E-postanızı ve şifrenizi giriş ekranına siz yazarsınız; şantiye kayıtlarını ve fotoğrafları uygulamaya siz ya da ekibiniz girer; hesap açılış tarihi ve teknik kayıtlar hizmet kullanılırken sunucuda kendiliğinden oluşur. Toplama elektronik ortamda, uygulama üzerinden yapılır.

4. Neden işliyoruz, hukuki sebep ve deneme süresi

• Hesabı açmak, giriş ve şifre sıfırlama; kayıtlarınızı cihazlarınız ve ekibiniz arasında eşitlemek, fotoğrafları paylaşmak; beta ve deneme süresini yönetmek; beta ile ilgili zorunlu bilgileri (beta bitişi, önemli değişiklik, doğrulama kodu) iletmek: sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK md. 5/2-c).
• Güvenlik, kötüye kullanımı önleme, hata giderme; kaydı kimin girdiğini ekibe göstermek: meşru menfaat (md. 5/2-f).
• Proje davetini kaydetmek ve davet edilene göstermek: daveti oluşturan bakımından sözleşmenin ifası (md. 5/2-c); davet edilen bakımından meşru menfaat (md. 5/2-f).
• Destek ve başvuruları yanıtlamak: sözleşmenin ifası ve hukuki yükümlülük (md. 5/2-c, 5/2-ç, md. 13).
• Fatura ve muhasebe (ileride ücretli plan olursa): hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç).

Beta ve deneme süresi. Hesabınızın açıldığı tarih, ileride uygulanabilecek 1 aylık deneme süresinin başlangıcı olarak kaydedilir. Beta boyunca bu süre nedeniyle hiçbir özellik kısıtlanmaz. Bu tarih yalnız bu amaçla kullanılır; hesabınızla birlikte silinir. Hesap sildikten sonra, 7. bölümdeki davet kaydı dışında, e-postanızı ya da özetini tutmayız.

Bu işlemeler için açık rıza istemiyoruz; bu metin bir onay değil, bilgilendirmedir. Pazarlama e-postası göndermiyoruz; ileride göndermek istersek ayrıca ve ayrı bir metinle izninizi isteriz.

5. İşletmeler için: kim veri sorumlusu

SyncSite’ı bir firma (ör. bir yüklenici ya da taşeron) çalışanları ve ekibiyle kullanıyorsa, şantiye kayıtlarındaki kişisel veriler (çalışanların kayıtları, fotoğraflardaki kişiler) bakımından veri sorumlusu o firmadır; OstlerTech bu veriler için firmanın talimatıyla çalışan veri işleyendir. Çalışanların aydınlatılması firmanın sorumluluğundadır. Açık beta süresince firmalarla tek tek sözleşme imzalanmaz; bunun yerine firmalar için standart veri işleme şartları beta şartlarına ek olarak hazırlanır, daha önce yazılı pilot sözleşmesi imzalamış işletmelerde o sözleşme geçerlidir. Hesap bilgileri (e-posta, giriş) ve destek yazışmaları için veri sorumlusu OstlerTech’tir.

6. Kimlere aktarıyoruz ve yurt dışına aktarım

Verilerinizi yalnız hizmeti çalıştırmak için şu hizmet sağlayıcılara aktarırız:

• Supabase Pte. Ltd. (Singapur şirketi; ana şirket Supabase, Inc., ABD): veritabanı, giriş, fotoğraf depolama. Veriler Avrupa Birliği’nde, İrlanda’da (Amazon Web Services altyapısı) tutulur.
• Brevo (Sendinblue SAS, Fransa): hesap e-postalarının gönderimi (doğrulama kodu, şifre sıfırlama).

Supabase’in kendi hizmet sağlayıcılarından bazıları (destek ve altyapı) ABD’de ve başka ülkelerdedir; destek ya da bakım sırasında verilere oradan erişilebilir. Güncel liste: supabase.com/legal/subprocessors.

Yurt dışına aktarımın şu anki durumu. Sunucular Türkiye dışında olduğu için hesap açtığınızda verileriniz yurt dışına aktarılır (KVKK md. 9). Bu aktarımın; Kurul’un yeterlilik kararına ya da Kurul’un ilan ettiği standart sözleşmenin değiştirilmeden imzalanıp Kurum’a bildirilmesine dayanması gerekir. Bugün itibarıyla:

• Kurul’un Avrupa Birliği ya da İrlanda için verdiği bir yeterlilik kararını bilmiyoruz.
• Supabase’in standart veri işleme sözleşmesi var; bu sözleşme Avrupa Birliği’nin standart sözleşme maddelerine dayanır, KVKK’nın kabul ettiği standart sözleşme değildir. Bu nedenle aktarım şu an KVKK md. 9’da sayılan uygun güvencelerden birine dayanmamaktadır; bu, hukuka aykırılık riski taşıyan bir durumdur.
• Supabase’den Kurul’un standart sözleşmesini imzalamasını 18.10.2026 tarihinde istedik; yanıt gelmedi. İmzalanırsa Kurum’a bildirir ve bu metni güncelleriz. İmzalanmazsa verileri Türkiye’deki bir sunucuya taşımayı değerlendireceğiz.

Bunu kabul etmek istemezseniz Uygulamayı hesap açmadan kullanın (giriş ekranındaki hesap açmadan devam etme düğmesi): verileriniz cihazınızdan çıkmaz. Hesabınızı istediğiniz an silebilirsiniz (7. bölüm). Bunların dışında kişisel verileri yalnız yetkili kurum ve mahkemelerin hukuka uygun talebi üzerine, gereken en az ölçüde paylaşırız.

7. Ne kadar saklıyoruz ve nasıl silinir

• Hesap (e-posta, giriş bilgisi, hesap açılış/deneme başlangıç tarihi): hesabınız açık olduğu sürece; hesabı silince hemen silinir.
• Proje davetleri: davet, kabul ya da reddedilene kadar tutulur ve kabul ya da retle silinir. 14 gün içinde yanıtlanmayan davet geçersiz olur ve erişim vermez, ancak kaydı kendiliğinden silinmez: süresi dolan davet yalnız aynı projeye yeni bir davet bırakıldığında temizlenir. Davet kaydı ayrıca daveti oluşturan hesap silindiğinde ve proje kalıcı olarak silindiğinde (örneğin proje sahibinin hesabı silindiğinde) silinir.
• Sahibi olduğunuz projeler ve fotoğrafları: siz silene ya da hesabınızı silene kadar.
• Tek tek sildiğiniz kayıtlar: diğer cihazlara “silindi” bilgisi ulaşsın diye satır, silindi işaretiyle bulutta kalır. Kaydın içeriği (miktar, kişi sayısı, not, fotoğraf) ve fotoğraf dosyası silinir; yalnız silindi işareti kalır.
• Başkasının projesine girdiğiniz kayıtlar: o proje projenin sahibinindir; hesabınızı silince kayıtlar projede kalır, sizinle bağlantısı (kimin girdiği) silinir.
• Sunucu kayıtları (IP adresi vb.): barındırma planına göre kısa süre (şu an 1 gün).
• Sunucu yedekleri: şu an otomatik yedek tutulmaz; silinen veri geri getirilemez. Bu yüzden önemli kayıtlarınızın kopyasını uygulamadan kendiniz alın.
• Beta sona ererse: bildirimden sonra veriyi dışa aktarmanız için süre veririz; ücretli plana geçmediyseniz beta verisi bu sürenin ardından canlı sistemden silinir (süreler beta şartlarında).
• Destek e-postaları: talep kapandıktan sonra 1 yıl. Fatura ve muhasebe kayıtları (varsa): kanuni süre boyunca (10 yıl).
• Bize gönderdiğiniz hata kaydı ya da ekran görüntüsü: en fazla 30 gün; silindiği kayda geçer.
• Cihazınızdaki veri ve dışa aktarılan dosyalar: siz silene kadar. Hesabı silince uygulamadaki yerel veritabanı da silinir; dışa aktardığınız dosyaları siz silersiniz.

Hesabı nasıl sileceğiniz, neyin silinip neyin kaldığı: Hesap silme sayfası.

8. Güvenlik

Sunucuyla bağlantı şifrelidir (HTTPS). Veritabanında her kullanıcı yalnız üyesi olduğu projeleri görür; fotoğraflar herkese açık olmayan bir alanda, proje rolüne göre erişimle tutulur. Hizmet hesaplarımızda iki adımlı doğrulama açıktır, gizli anahtarlar kod deposuna konmaz. Verilerinizi yapay zekâ hizmetlerine, test ya da tanıtım ortamlarına koymayız. Hiçbir sistem tamamen risksiz değildir; bir veri ihlali olursa KVKK’ya göre Kurul’a ve etkilenen kişilere bildiririz.

9. Haklarınız ve başvuru (KVKK md. 11)

Bize başvurarak şunları isteyebilirsiniz: verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenmek; işlenmişse bilgi istemek; işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek; yurt içinde ve yurt dışında aktarıldığı kişileri bilmek; eksik ya da yanlışsa düzeltilmesini, md. 7 şartlarıyla silinmesini ya da yok edilmesini ve bunun aktarılan kişilere bildirilmesini istemek; yalnız otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etmek; kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğradıysanız zararın giderilmesini istemek.

Nasıl başvurulur: destek@ostlertech.com adresine hesabınızda kayıtlı e-posta adresinden; ya da yazılı olarak Hancı Mah. Akasya_1 Sk. No: 7 İç Kapı No: 1, Merkez / Erzincan adresine ya da KEP ile yasin.beygirci@hs01.kep.tr adresine. Başvuruda adınızı, iletişim bilginizi ve talebinizi yazın; kimliğinizi doğrulamak için ek bilgi isteyebiliriz. Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ücretsiz yanıtlarız. Bir işletmenin kullandığı SyncSite’taki şantiye kayıtlarıyla ilgili başvurunuzu o işletmeye yapmanız gerekir; bize gelirse işletmeye iletir ve size bildiririz. Yanıtımızdan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

10. Çocuklar

SyncSite işletmeler ve çalışanlar için bir iş uygulamasıdır; 18 yaşından küçüklere yönelik değildir.

11. Değişiklikler

Bu metni ürün değiştikçe güncelleriz; tarih en üstte yazar. Önemli bir değişiklikte (yeni bir hizmet sağlayıcı, sunucu yerinin değişmesi, yurt dışı aktarım durumunun değişmesi) uygulamada ya da e-postayla haber veririz.

Google Play™ ve Android™, Google LLC’nin ticari markalarıdır.